Confidentialité

Politique de confidentialité du Secret Santa

Dernière mise à jour : 31 octobre 2026

Cette politique explique quelles données le Secret Santa d’entreprise de Vivory (santa.vivory.fr) traite, pour le compte de qui, pourquoi, combien de temps, et comment exercer vos droits. L’événement Vivory du jour J, dans l’app Vivory, suit la politique de l’app : vivory.fr/confidentialite.

1. Qui est responsable de quoi

• Les données d’un Secret Santa, celles de l’organisatrice et des participant·es : l’entreprise (ou l’organisation) qui organise le Secret Santa en est responsable du traitement. C’est elle qui décide de le faire, et pour qui. Vivory traite ces données pour son compte, uniquement pour faire fonctionner ce Secret Santa : Vivory est son sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD. Nos engagements envers elle sont écrits dans l’accord de sous-traitance, en annexe des conditions de vente.
• Les données de l’achat (réservation, paiement, facture), vos échanges avec nous, la sécurité du site et la prospection : Vivory en est responsable du traitement.

Vivory, c’est Yann Gbaguidi, entreprise individuelle, nom commercial TrackInTouch, SIREN 840 488 803, Cenon (33150), France — contact@vivory.fr. Vivory n’a pas désigné de délégué à la protection des données : pour toute question, écrivez à cette adresse.

Dans cette page, « l’organisatrice » désigne la personne, femme ou homme, qui crée et gère le Secret Santa pour son entreprise.

2. Les données que nous traitons

2.1 Pour l’achat (Vivory responsable)

• Le formulaire de réservation : nom de l’entreprise, prénom, nom, e-mail professionnel, pays, langue, numéro de TVA intracommunautaire (facultatif), et votre acceptation des conditions de vente.
• Le paiement, chez Stripe : la référence de la session de paiement, le montant, la devise, l’état du paiement et les informations de facturation que vous saisissez sur la page de Stripe (nom, adresse de facturation, toujours demandée, et numéro de TVA si vous le donnez). Stripe les garde dans une fiche client à votre nom, qui sert à la facture. Vos données de carte sont saisies chez Stripe : Vivory ne les voit pas et ne les conserve pas.
• Le lien de création qui vous est remis, la date à laquelle il sert et l’adresse du Secret Santa créé avec lui.
• L’e-mail « Votre Secret Santa est réservé », qui vous envoie ce lien : il suit le même chemin que les autres e-mails du service (journal d’envoi : adresse, objet, date ; et, si votre adresse est celle d’un compte de l’app Vivory sur iPhone, son objet en notification, voir 2.2).

2.2 Pour faire fonctionner un Secret Santa (pour le compte de l’entreprise)

• L’événement : nom de l’entreprise ; prénom, nom, fonction (facultative) et e-mail de l’organisatrice ; petit mot, thème, budget et sa devise, lieu ; dates de clôture, de tirage automatique et de la fête, et fuseau horaire ; langue ; lien de l’événement Vivory du jour J, s’il est collé.
• Chaque participant·e : prénom, nom, indice cadeau (facultatif), e-mail (facultatif, seulement pour être prévenu·e), langue ; l’état de son tirage (la personne à qui offrir, la date où elle l’a découverte, la relance utilisée ou non, le tirage fait par Vivory) ; un code à 6 chiffres et deux clés techniques (l’une garde sa place sur son appareil, l’autre forme le lien personnel de ses e-mails), qui lui permettent de retrouver sa page sans compte.
• Le journal du tableau de bord : les dernières actions de l’événement (inscriptions, retraits, clôture, tirage, relances, affichage des paires), 60 lignes au plus.
• Le journal et la file d’envoi des e-mails : adresse du destinataire, objet, date d’envoi. Le contenu d’un e-mail est effacé de la file dès qu’il est parti.
• La notification sur iPhone : si un e-mail du Secret Santa part vers une adresse qui est aussi celle d’un compte de l’app Vivory, installée sur un iPhone où les notifications sont autorisées, son objet (le nom de l’entreprise et une courte phrase, jamais le nom tiré au sort) s’affiche aussi en notification sur cet iPhone, par le service de notifications d’Apple. Pour cela, l’adresse est comparée à celles des comptes de l’app, et l’objet est noté dans le journal des notifications de l’app.

Nous ne demandons aucune donnée sensible (santé, religion, opinions…). Les champs libres, indice et petit mot, ne doivent pas en contenir.

2.3 Pour protéger le service (Vivory responsable)

• Pour limiter les e-mails répétés, l’adresse e-mail d’une personne qui demande la confirmation de son inscription est notée 25 heures au plus dans un compteur.
• L’adresse IP de votre connexion sert aux compteurs anti-abus. Quand un lien de création est vérifié (page de création du Secret Santa), elle est notée 2 heures au plus. Pour les codes à 6 chiffres, elle est seulement ramenée à un numéro de compteur parmi 64, sans être enregistrée. La fonction qui prépare le paiement la garde en mémoire quelques minutes, jamais dans la base.
• Nos hébergeurs tiennent des journaux techniques (adresse IP, date, page ou fonction demandée, type de navigateur) pour faire fonctionner et protéger leurs services.

2.4 Vos échanges avec nous (Vivory responsable)

Les e-mails que vous écrivez à contact@vivory.fr, et nos réponses.

2.5 La prospection (Vivory responsable)

Si nous vous avons écrit pour vous présenter le Secret Santa, par e-mail ou par la messagerie de LinkedIn : vos prénom, nom, fonction, e-mail professionnel, entreprise, pays et langue ; l’adresse de votre profil LinkedIn public, si c’est par là que nous vous avons trouvé·e ; l’endroit où nous avons trouvé votre adresse (site de l’entreprise, page de contact, mentions légales, profil LinkedIn, ou adresse construite sur le modèle habituel de l’entreprise) ; les dates de nos messages et vos réponses. Nous n’écrivons qu’à des adresses professionnelles ou sur LinkedIn, à des personnes dont la fonction a un lien avec la vie de l’équipe (office management, ressources humaines, expérience collaborateur, communication et community management, CSE, direction), et seulement sur ce sujet. Nous n’achetons aucun fichier d’adresses.

3. Pourquoi, et sur quelle base

Nous ne vendons aucune donnée. Nous ne faisons ni publicité ciblée ni profilage. Nous ne nous servons jamais des données d’un Secret Santa pour nous-mêmes : ni prospection, ni statistiques nominatives. Le tirage au sort est le seul traitement automatique ; il n’a aucun effet juridique.

4. Qui voit quoi

• Toute personne qui a le lien d’inscription du Secret Santa (en principe, les collègues à qui l’organisatrice l’envoie) voit le nom de l’entreprise, le prénom, le nom et la fonction de l’organisatrice, le petit mot, les dates, et la liste des inscrit·es sous la forme « prénom + initiale du nom ».
• Chaque participant·e, une fois la liste close, voit les prénoms et noms de tous les inscrit·es (la roue), puis le prénom, le nom et l’indice de la personne à qui offrir : la sienne seulement.
• L’organisatrice voit, dans son tableau de bord, les prénoms, noms et indices des inscrit·es et l’état de leur tirage. Elle ne voit jamais leurs adresses e-mail : seulement si une adresse a été laissée. Elle ne voit pas les paires, sauf si elle choisit de les afficher ; c’est alors noté dans le journal.
• Chez Vivory, seul Yann Gbaguidi a accès aux données, pour faire fonctionner le service et vous aider.
• Nos prestataires, chacun pour sa part (partie 5).

Nous ne communiquons de données à une autorité que si la loi nous y oblige.

5. Nos prestataires et les transferts hors de l’Union européenne

Pour la prospection sur LinkedIn, nos messages passent par la messagerie de LinkedIn (LinkedIn Ireland Unlimited Company), qui les traite selon ses propres règles : politique de confidentialité de LinkedIn.

Le Data Privacy Framework UE–États-Unis fait l’objet d’une décision d’adéquation de la Commission européenne (10 juillet 2023) pour les entreprises américaines qui y sont certifiées. Les clauses contractuelles types (décision 2021/914 de la Commission) encadrent les autres transferts. Pour ses obligations propres (lutte contre la fraude, réglementation financière), Stripe agit aussi comme responsable de traitement : voir stripe.com/fr/privacy.

6. Combien de temps

7. Cookies et stockage dans votre navigateur

Le site ne dépose aucun cookie et n’utilise aucun outil de mesure d’audience, de publicité ou de réseau social. Ses polices et sa bibliothèque de QR codes sont servies par santa.vivory.fr lui-même : votre navigateur ne contacte que santa.vivory.fr, la base du Secret Santa (Supabase) et, au moment de payer, Stripe.

Pour que le service marche sans compte, le site garde quelques informations dans le stockage local de votre navigateur. Elles ne quittent pas votre appareil :

• vos préférences : langue, thème clair ou sombre, son de la roue ;
• votre jeton de participant·e pour chaque Secret Santa rejoint, et le dernier rejoint : il vous reconnaît quand vous revenez ;
• les codes à 6 chiffres affichés sur cet appareil, pour que le lien de l’e-mail ouvert ici ne consomme pas le code gardé pour le téléphone ;
• les étapes que vous avez cochées dans « Ce qu’il te reste à faire », sur votre page de participant·e ;
• pour l’organisatrice : son lien d’administration et le nom de l’entreprise, pour retrouver son tableau de bord sur cet appareil, et les e-mails qu’elle a cochés comme envoyés ;
• pour l’acheteur : le formulaire de réservation en cours, le temps de l’onglet, pour le retrouver au retour de la page de paiement ; puis le dernier lien de création obtenu, pour que la page de création le reprenne ;
• le mode test, le temps d’un onglet ;
• une copie des fichiers du site (code, styles, images), pour qu’il s’affiche vite, même sans réseau.

Ces informations servent uniquement au service que vous demandez : elles ne nécessitent pas votre consentement. Vous pouvez les effacer à tout moment dans les réglages de votre navigateur (données du site santa.vivory.fr). Sur un appareil partagé, effacez-les après usage : le lien d’administration et le lien de création y sont gardés.

La page de paiement est hébergée par Stripe (checkout.stripe.com), qui y utilise ses propres cookies, nécessaires au paiement et à la prévention de la fraude : voir la politique de Stripe sur les cookies.

8. Sécurité

• Base fermée : personne n’y lit ni n’écrit directement ; tout passe par des fonctions qui vérifient chaque demande.
• Des liens secrets impossibles à deviner, et pas de mot de passe à voler.
• Des connexions chiffrées (HTTPS) ; des données et des sauvegardes chiffrées chez Supabase.
• Des quotas contre les abus, une collecte limitée au nécessaire, un effacement automatique.

En cas de violation de données, nous prévenons l’entreprise sans délai pour les données de son Secret Santa. Pour les données dont nous sommes responsables, nous prévenons la CNIL dans les 72 heures, et les personnes concernées si le risque pour elles est élevé.

9. Vos droits

Vous avez le droit d’accéder à vos données, de les faire corriger ou effacer, d’en limiter l’usage, de vous opposer à leur traitement et d’en obtenir une copie dans un format courant (portabilité). Vous pouvez aussi donner des directives sur le sort de vos données après votre décès.

• Pour un Secret Santa : adressez-vous à l’organisatrice ou à votre entreprise, qui décide. Vous pouvez aussi nous écrire : nous transmettons la demande à l’entreprise et l’aidons à y répondre. L’organisatrice peut vous retirer de la liste depuis son tableau de bord : à tout moment avant la clôture, et après, tant que la personne qui doit vous offrir n’a pas lancé la roue.
• Pour le reste (achat, échanges, prospection) : contact@vivory.fr. Nous répondons sous un mois. En cas de doute sur votre identité, nous pouvons vous demander de la confirmer.
• Prospection : répondez « stop » à notre message, par e-mail ou sur LinkedIn, ou écrivez-nous ; nous ne vous écrivons plus, ni à vous ni à votre entreprise.

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez saisir la CNIL (cnil.fr, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07) ou l’autorité de protection des données de votre pays.

10. Mineurs

Le Secret Santa d’entreprise s’adresse à des équipes de travail. Il n’est pas destiné aux enfants de moins de 15 ans.

11. Modifications

Nous datons chaque version de cette politique. Si un changement important touche un Secret Santa en cours, nous prévenons l’organisatrice par e-mail.

Privacy

Secret Santa privacy policy

Last updated: October 31, 2026

This policy explains what data Vivory’s Company Secret Santa (santa.vivory.fr) processes, on whose behalf, why, for how long, and how to exercise your rights. The Vivory event on the day of the party, in the Vivory app, is covered by the app’s own policy: vivory.fr/confidentialite.

1. Who is responsible for what

• Secret Santa data, meaning the organizer’s and the participants’ data: the company (or organization) running the Secret Santa is the controller. It decides to hold the Secret Santa, and for whom. Vivory processes this data on its behalf, solely to run that Secret Santa: Vivory is its processor within the meaning of Article 28 of the GDPR. Our commitments to the company are set out in the data processing agreement attached to the terms of sale.
• Purchase data (booking, payment, invoice), your correspondence with us, site security and business outreach: Vivory is the controller.

Vivory is Yann Gbaguidi, a French sole proprietorship doing business as TrackInTouch, SIREN 840 488 803, Cenon (33150), France — contact@vivory.fr. Vivory has not appointed a data protection officer: for any question, write to that address.

On this page, “the organizer” means the person who creates and manages the Secret Santa for their company.

2. The data we process

2.1 For the purchase (Vivory is the controller)

• The booking form: company name, first name, last name, work email, country, language, EU VAT number (optional), and your acceptance of the terms of sale.
• The payment, at Stripe: the payment session reference, amount, currency, payment status, and the billing details you enter on Stripe’s page (name, billing address, which is always requested, and VAT number if you provide one). Stripe keeps them in a customer record in your name, used for the invoice. Your card details are entered at Stripe: Vivory never sees or stores them.
• The setup link we give you, the date it is used and the address of the Secret Santa created with it.
• The “Your Secret Santa is booked” email that sends you this link: it follows the same path as the service’s other emails (sending log: address, subject, date; and, if your address is that of a Vivory app account on an iPhone, its subject line as a notification, see 2.2).

2.2 To run a Secret Santa (on the company’s behalf)

• The event: company name; the organizer’s first name, last name, job title (optional) and email; welcome note, theme, budget and its currency, venue; sign-up deadline, automatic draw and party dates, and time zone; language; link to the Vivory event for the party, if one is pasted in.
• Each participant: first name, last name, gift hint (optional), email (optional, only to receive notifications), language; the state of their draw (who they give to, when they found out, whether they used their redraw, whether Vivory drew for them); a 6-digit code and two technical keys (one keeps their place on their device, the other makes up the personal link in their emails) that let them get back to their page without an account.
• The dashboard log: the event’s latest activity (sign-ups, removals, closing, draw, reminders, pairs shown), 60 entries at most.
• The email log and sending queue: recipient address, subject, date sent. An email’s content is deleted from the queue as soon as it is sent.
• The iPhone notification: if a Secret Santa email goes to an address that is also the address of a Vivory app account, on an iPhone with notifications turned on, its subject line (the company name and a short phrase, never the name drawn) also shows up as a notification on that iPhone, through Apple’s notification service. To do this, the address is matched against the app’s accounts, and the subject line is recorded in the app’s notification log.

We never ask for sensitive data (health, religion, opinions, etc.). Free-text fields, the gift hint and the welcome note, must not contain any.

2.3 To protect the service (Vivory is the controller)

• To limit repeated emails, the email address of a person who asks for their sign-up confirmation is kept in a counter for 25 hours at most.
• Your IP address is used for anti-abuse counters. When a setup link is checked (the Secret Santa creation page), it is kept for 2 hours at most. For 6-digit codes, it is only reduced to one counter number out of 64, without being stored. The function that prepares the payment keeps it in memory for a few minutes, never in the database.
• Our hosting providers keep technical logs (IP address, date, page or function requested, browser type) to run and protect their services.

2.4 Your correspondence with us (Vivory is the controller)

The emails you send to contact@vivory.fr, and our replies.

2.5 Business outreach (Vivory is the controller)

If we wrote to you to introduce the Secret Santa, by email or through LinkedIn messaging: your first name, last name, job title, work email, company, country and language; the address of your public LinkedIn profile, if that is where we found you; where we found your email address (the company website, a contact page, a legal notice, a LinkedIn profile, or an address built on the company’s usual pattern); the dates of our messages and your replies. We only write to work addresses or on LinkedIn, to people whose role is connected with team life (office management, HR and people, employee experience, communications and community management, works council, leadership), and only about that. We never buy address lists.

3. Why, and on what legal basis

We sell no data. We do no targeted advertising and no profiling. We never use a Secret Santa’s data for ourselves: no marketing, no named statistics. The random draw is the only automated processing, and it has no legal effect.

4. Who sees what

• Anyone with the Secret Santa’s sign-up link (normally the colleagues the organizer sends it to) sees the company name, the organizer’s first name, last name and job title, the welcome note, the dates, and the list of people signed up as “first name + last initial”.
• Each participant, once sign-ups close, sees the first and last names of everyone signed up (the wheel), then the first name, last name and gift hint of the person they give to: theirs only.
• The organizer sees, on their dashboard, the participants’ first names, last names and gift hints and the state of their draw. They never see participants’ email addresses, only whether one was left. They do not see the pairs unless they choose to show them, and that is then recorded in the log.
• At Vivory, only Yann Gbaguidi has access to the data, to run the service and help you.
• Our providers, each for its own part (section 5).

We only disclose data to an authority when the law requires us to.

5. Our providers and transfers outside the European Union

For outreach on LinkedIn, our messages go through LinkedIn’s messaging service (LinkedIn Ireland Unlimited Company), which processes them under its own rules: LinkedIn’s privacy policy.

The EU–U.S. Data Privacy Framework is covered by a European Commission adequacy decision (July 10, 2023) for the U.S. companies certified under it. The Standard Contractual Clauses (Commission Decision 2021/914) cover the other transfers. For its own obligations (fraud prevention, financial regulation), Stripe also acts as a controller: see stripe.com/privacy.

6. How long we keep data

7. Cookies and storage in your browser

The site sets no cookies and uses no analytics, advertising or social media tools. Its fonts and QR code library are served by santa.vivory.fr itself: your browser only contacts santa.vivory.fr, the Secret Santa database (Supabase) and, when you pay, Stripe.

So that the service works without an account, the site keeps a few items in your browser’s local storage. They never leave your device:

• your preferences: language, light or dark theme, wheel sound;
• your participant token for each Secret Santa you join, and the last one you joined: it recognizes you when you come back;
• the 6-digit codes shown on this device, so that opening the email link here does not use up the code kept for your phone;
• the steps you ticked in the to-do list on your participant page;
• for the organizer: their admin link and the company name, to find the dashboard again on this device, and the emails they ticked as sent;
• for the buyer: the booking form in progress, for the current tab only, to restore it when you come back from the payment page; then the last setup link obtained, so the creation page can pick it up;
• test mode, for the current tab only;
• a copy of the site’s files (code, styles, images), so it loads quickly, even offline.

These items are used only for the service you ask for, so they do not require your consent. You can clear them at any time in your browser settings (site data for santa.vivory.fr). On a shared device, clear them after use: the admin link and the setup link are stored there.

The payment page is hosted by Stripe (checkout.stripe.com), which uses its own cookies there, needed for payment and fraud prevention: see Stripe’s cookie policy.

8. Security

• A closed database: no one reads or writes it directly; everything goes through functions that check each request.
• Secret links that cannot be guessed, and no password to steal.
• Encrypted connections (HTTPS); data and backups encrypted at Supabase.
• Anti-abuse limits, collection limited to what is needed, automatic deletion.

If a data breach occurs, we notify the company without undue delay for its Secret Santa data. For the data we are responsible for, we notify the CNIL (the French data protection authority) within 72 hours, and the people concerned if the risk to them is high.

9. Your rights

You have the right to access your data, to have it corrected or deleted, to restrict its use, to object to its processing and to receive a copy in a common format (portability). Under French law, you can also leave instructions on what happens to your data after your death.

• For a Secret Santa: contact the organizer or your company, which decides. You can also write to us: we forward the request to the company and help it respond. The organizer can remove you from the list on their dashboard: at any time before sign-ups close, and afterwards as long as the person giving to you has not spun the wheel.
• For everything else (purchase, correspondence, outreach): contact@vivory.fr. We reply within one month. If we have doubts about your identity, we may ask you to confirm it.
• Outreach: reply “stop” to our message, by email or on LinkedIn, or write to us; we will not write to you or your company again.

If you believe your rights are not being respected, you can lodge a complaint with the CNIL (cnil.fr, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, France) or with the data protection authority in your country.

10. Children

The Company Secret Santa is meant for work teams. It is not intended for children under 15.

11. Changes

We date every version of this policy. If a significant change affects a Secret Santa in progress, we let the organizer know by email.

This English version is provided for convenience. In case of any discrepancy, the French version prevails.