Le guide de l’organisatrice

L’essentiel

En deux mots

29,99 € par Secret Santa, payés une seule fois, avant de recevoir le lien de création. C’est tout compris : les inscriptions, la roue, les relances, les rappels, le tirage automatique, et l’événement Vivory du jour J en Premium (photos et vidéos illimitées, film souvenir).

Vous faites quatre choses : vous réservez (deux minutes), vous créez l’événement (trois minutes), vous envoyez deux e-mails à vos collègues (les textes sont prêts), et vous profitez de la fête. Vivory s’occupe du reste : les inscriptions, le tirage, les e-mails à celles et ceux qui ont laissé une adresse, et le tirage automatique pour les retardataires. Vous gardez la main sur les relances (un clic), et le jour J, l’app Vivory fait le film.

Ce que vos collègues en voient : un lien, un prénom et un nom à taper, une roue à lancer, un nom à garder secret. Pas de compte, rien à installer pour le tirage.

Avant de commencer

Ce qu’il vous faut

• une carte bancaire pour le paiement (page sécurisée de Stripe) et, si vous voulez qu’il figure sur la facture, le numéro de TVA intracommunautaire de l’entreprise ;
• trois minutes au calme, et votre liste de diffusion interne (ou le canal Slack ou Teams de l’équipe) pour envoyer les deux e-mails ;
• vos dates : fin des inscriptions, date limite pour lancer la roue, jour de la fête ;
• le thème et le budget des cadeaux, si vous en fixez (le budget se donne dans la devise de l’équipe : euro, livre, dollar, franc suisse, couronne…) ;
• pour le jour J : l’app Vivory et un compte Vivory (gratuit), pour créer l’événement de la fête (§7).

Étape 1

1Réserver (deux minutes)

Depuis la démo ou la page d’accueil, le bouton « Réserver notre Secret Santa · 29,99 € » mène à santa.vivory.fr/reserver (en anglais : santa.vivory.fr/reserver?lang=en). Le formulaire « Réservez le Secret Santa de votre équipe » demande :

Le bouton « Continuer vers le paiement · 29,99 € » ouvre la page de paiement de Stripe. Vivory ne voit jamais votre carte. Si vous revenez sans payer, rien n’est débité et le formulaire vous attend.

Dès le paiement confirmé :

• la page « Merci Prénom, c’est réservé ! » affiche le bouton « Créer notre Secret Santa maintenant » ;
• l’e-mail « Votre Secret Santa est réservé » vous apporte le même lien ;
• la facture, établie par Stripe au nom de Vivory, part à l’adresse indiquée.

Ce lien de création est personnel et à usage unique : il crée un seul Secret Santa, avec l’entreprise et votre nom déjà remplis. Pas le temps tout de suite ? Gardez l’e-mail, son lien vous attend. Si une collègue organise à votre place, transférez-lui l’e-mail, à elle seulement. Si la banque tarde à confirmer, la page dit « Paiement en cours de traitement » et le lien part par e-mail dès la confirmation. Si rien n’arrive, écrivez à contact@vivory.fr : nous le renvoyons, ou nous remboursons.

Un deuxième Secret Santa (une autre équipe, un autre site) se réserve à part. Tant que le Secret Santa n’est pas créé, il est remboursé sur simple demande (conditions de vente, article 9).

Étape 2

2Créer l’événement (trois minutes)

Le lien ouvre « Préparez le Secret Santa de votre équipe », avec la mention « Réservation de … confirmée : ce lien crée un Secret Santa, une seule fois. » Remplissez :

Les dates sont proposées d’avance (§3), à l’heure de votre ordinateur (« Heures de votre fuseau : … »). L’aperçu, à côté, montre la carte et le petit mot tels que vos collègues les verront. Au clic sur « Créer l’événement », la page « C’est créé, Prénom ! » affiche deux liens :

• « Votre lien d’administration · secret » (/a/…) : votre tableau de bord. Quiconque l’a peut tout voir et tout faire : gardez-le pour vous, comme un mot de passe. Il vous est aussi envoyé par e-mail.
• « Le lien public · pour l’équipe » (/e/…) : celui que vous envoyez à l’équipe. Il ne donne accès qu’à l’inscription.

Puis « Ouvrir mon tableau de bord ». Le lien de création, lui, a servi : il ne crée pas un deuxième événement.

Vous pourrez changer ensuite le petit mot, le thème, le budget et sa devise, le lieu, la langue, la deuxième chance, le lien Vivory du jour J et les dates, depuis le tableau de bord (« Modifier ») : la clôture tant que les inscriptions sont ouvertes, le tirage automatique tant qu’il n’a pas eu lieu.

Calendrier

3Le calendrier conseillé pour 2026

Ce sont les dates que le formulaire propose d’avance (décalées au jour de semaine le plus proche), et celles de la démo :

Les règles qui marchent : cinq jours pour s’inscrire (c’est le conseil du formulaire : la clôture cinq jours après l’e-mail 1), trois à six jours pour lancer la roue, et au moins une semaine entre le tirage et la fête pour trouver un cadeau. Si votre équipe est petite et réactive, tout peut tenir en dix jours. Si vous créez l’événement moins de deux jours avant le 7 décembre, le formulaire part d’aujourd’hui : clôture dans cinq jours, tirage automatique trois jours plus tard, fête une semaine après.

E-mails

4Les e-mails : ce que vous envoyez, ce que Vivory envoie

Vous envoyez vous-même les e-mails à l’équipe, depuis votre messagerie : vos collègues reconnaissent votre adresse, et le lien est pris au sérieux. Les textes sont prêts dans votre tableau de bord, onglet « E-mails », dans la langue de l’événement, avec vos dates, votre thème et votre budget déjà remplis : « Voir » ouvre le texte, « Copier l’e-mail » le copie, « C’est envoyé » le coche (la coche n’est gardée que dans ce navigateur).

Une phrase à ajouter à votre e-mail 1, pour que vos collègues sachent ce que deviennent leurs données (c’est à l’entreprise de le leur dire ; la page d’inscription le rappelle aussi) : « Le tirage se fait avec Vivory : il n’enregistre que ton prénom, ton nom, ton indice et, si tu le donnes, ton e-mail, uniquement pour ce Secret Santa, et tout est effacé 60 jours après la fête. Une question : écris-moi, ou contact@vivory.fr. »

Ce que Vivory envoie de son côté, depuis no-reply@vivory.fr, sans que vous ayez rien à faire :

• à vous : « Votre Secret Santa est réservé » (le lien de création), puis à la création le lien d’administration, un récapitulatif à la clôture, un bilan après le tirage automatique, et un mot si la clôture a dû être repoussée trois fois faute de trois inscrit·es ;
• à vos collègues qui ont laissé une adresse : la confirmation d’inscription (avec le lien de leur page), l’annonce de la clôture (« lance la roue »), le rappel quand vous relancez, et l’annonce du tirage automatique s’ils sont tirés au sort par Vivory.

Tableau de bord

5Suivre dans le tableau de bord

Votre lien d’administration ouvre le tableau de bord : la frise des étapes (Inscriptions, Tirage, Tirage auto, Jour J), le compte à rebours, quatre chiffres (inscrits, ont tiré, avec e-mail, sur téléphone), le lien public à copier, et « La page de l’équipe » pour voir ce que voient vos collègues. Quatre onglets :

• « Inscrits » : la liste, avec pour chacun·e où en est son tirage (ceux qui n’ont pas tiré sont en haut). Pendant les inscriptions, le champ « Ajouter un collègue » inscrit quelqu’un à la main (un collègue sans ordinateur), et la croix au bout d’une ligne (« Retirer … ») enlève quelqu’un, après confirmation. Si vous participez, le bouton « Tirer mon nom » apparaît sur votre ligne une fois la liste close. En bas de cet onglet, le « Journal » : qui s’est inscrit, qui a tiré, ce que vous avez fait, avec l’heure.
• « Paires » : masquées. Vous voyez qui a tiré et qui ne l’a pas fait, pas qui offre à qui. « Afficher les paires » existe pour les cas où vous en avez vraiment besoin ; c’est une action explicite, confirmée, notée dans le journal (et si vous participez, vous y verriez qui vous offre votre cadeau). Notre conseil : ne le faites pas, le secret fait le charme.
• « E-mails » : les textes prêts à copier (§4).
• « Jour J » : le lien de l’événement Vivory (§7), l’affiche avec le QR à imprimer ou à projeter, la date à ajouter à votre agenda (« Agenda ») et le film souvenir.

En bas, la barre d’actions change avec la phase :

• pendant les inscriptions : « Envoyer l’e-mail des inscriptions » (le texte de l’e-mail 1, tant que vous ne l’avez pas coché envoyé), puis « Clôturer la liste maintenant » (dès trois inscrit·es, si vous n’attendez pas la date) ;
• pendant le tirage : « Envoyer l’e-mail du tirage » (l’e-mail 2), « Relancer les N retardataires » (Vivory écrit à ceux qui ont laissé une adresse, une fois par 20 heures au plus, et vous prépare un mot pour les autres) et « Lancer le tirage automatique maintenant » ; quand tout le monde a tiré, « Message du jour J » ;
• après le tirage automatique : « Les prévenir par e-mail » (le texte pour celles et ceux tirés par Vivory sans e-mail) et « Message du jour J » ;
• le jour J : « Inviter l’équipe à déposer ses souvenirs ».

Vos collègues

6Ce que vivent vos collègues

1. Ils ouvrent le lien public, souvent sur l’ordinateur du bureau : votre nom et votre petit mot, la date d’ouverture de la roue avec son compte à rebours, et le bandeau des inscrit·es (le prénom et l’initiale du nom de chacun·e, visibles par toute personne qui a le lien : ne le diffusez qu’à l’équipe).
2. Ils s’inscrivent avec prénom et nom ; un indice cadeau facultatif (« thé, polars, plantes », « pas de bougie ») ; un e-mail facultatif (« Ton e-mail pour être rappelé·e »), uniquement pour être prévenu·e ; puis « Je participe ». Sous le bouton, une ligne leur dit : « Ton prénom et ton nom ne sont visibles que des participant·es et de l’organisatrice. Tout est effacé 60 jours après la fête. », avec un lien vers la page Confidentialité.
3. Ils reçoivent un code à usage unique et un QR pour continuer sur leur téléphone (« Continue sur ton téléphone »), sans compte. Sur le téléphone, une ligne discrète propose d’ajouter la page à l’écran d’accueil : facultatif.
4. Après la clôture, ils ouvrent leur page et lancent la roue, qui s’arrête sur un nom (jamais le leur). Ils gardent (« Je garde, c’est parti »), ou retentent une fois si vous l’avez permis et qu’ils sont au moins six (« Retenter ma chance · une seule fois » ; le second nom est définitif). Puis leur mission : le nom (masqué par défaut, pour les regards par-dessus l’épaule), l’indice, le budget, la remise des cadeaux.
5. Le jour J, dès l’heure de la fête, leur page affiche le lien et le QR de l’événement Vivory pour déposer leurs photos et vidéos (« Ouvrir l’événement Vivory »).

Personne ne voit les paires. Après la clôture, chacun·e voit les prénoms et noms des inscrit·es sur la roue (il faut bien qu’elle tourne) et le nom qui lui est tombé. Vous voyez les noms et les indices, jamais les adresses e-mail de vos collègues.

Jour J

7Le jour J avec l’app Vivory (Premium compris)

Le tirage se fait sur le web ; les souvenirs, dans l’app Vivory, qui fait un film de ce que chacun dépose. Votre Secret Santa comprend l’événement Vivory de la fête en Premium : photos et vidéos illimitées, et le film souvenir. Avant la fête :

1. Installez Vivory (App Store ou Google Play), créez votre compte (gratuit) et un événement : « Le Secret Santa de <votre entreprise> », à la date du jour J.
2. Récupérez son lien d’invitation (de la forme vivory.fr/i/…) et collez-le dans votre tableau de bord, onglet « Jour J », puis « Enregistrer le lien » (ou dans « Modifier », champ « Lien de l’événement Vivory · jour J »). Dès que le lien est enregistré, cet événement passe en Premium, tout seul : il n’y a rien à acheter dans l’app. Si vous changez de lien, le Premium passe au nouvel événement, et l’ancien retrouve ce qu’il avait avant.
3. Imprimez ou projetez l’affiche du QR (onglet « Jour J »). Vos collègues voient le lien et le QR sur leur page dès l’heure de la fête.
4. Pendant la fête, chacun scanne le QR et dépose ses photos et vidéos, sans compte, depuis son téléphone. Les collègues à distance aussi : ce qu’ils déposent entre dans le film.
5. Après la fête, l’app fait le film, et vous le partagez à l’équipe par le même lien.

Collez le lien quelques jours avant la fête, pour vérifier tranquillement que l’événement est bien passé en Premium dans l’app. Si vous n’avez pas collé de lien, la page de vos collègues dit simplement que le lien arrive ; vous pouvez le coller plus tard. Les photos et vidéos suivent les règles de l’app Vivory : stockées dans l’Union européenne, supprimées 90 jours après la clôture de l’événement Vivory, et plus tôt sur demande.

Données

8Confidentialité et données

Le détail est sur santa.vivory.fr/confidentialite ; l’essentiel :

Ce que Vivory enregistre, et rien d’autre :

• pour la réservation : l’entreprise, vos prénom, nom et e-mail professionnel, le pays, la langue, le numéro de TVA s’il est donné, et la référence du paiement (la carte est saisie chez Stripe : Vivory ne la voit pas) ;
• pour l’événement : le nom de l’entreprise, votre prénom, votre nom, votre rôle, votre e-mail, le petit mot, le thème, le budget et sa devise, le lieu, les dates et le fuseau horaire, le lien de l’événement Vivory ;
• pour chaque participant·e : prénom, nom, l’indice cadeau s’il en donne un, l’e-mail s’il en laisse un (uniquement pour être prévenu·e), la langue, et l’état de son tirage ;
• un journal des actions (inscriptions, retraits, clôture, tirage, relances, affichage des paires), pour le tableau de bord, et le journal d’envoi des e-mails (destinataire, objet, date).

Où : la base de données est hébergée dans l’Union européenne (Supabase, Irlande). Le site est diffusé par Netlify (réseau mondial, société américaine), les e-mails partent de no-reply@vivory.fr par Resend (société américaine), le paiement et la facture passent par Stripe (Stripe Payments Europe, Irlande). Les demandes écrites à contact@vivory.fr arrivent dans une boîte hébergée par IONOS (France). Si un e-mail du Secret Santa part vers l’adresse d’un compte de l’app Vivory installée sur un iPhone, son objet (le nom de l’entreprise et une courte phrase, jamais le nom tiré) s’affiche aussi en notification, par le service d’Apple. Les polices et la bibliothèque des QR codes sont servies par santa.vivory.fr lui-même : aucun appel à Google ni à un autre site. Il n’y a ni publicité, ni pistage, ni revente : pas de cookie sur le site (la page de paiement de Stripe a les siens), pas de mesure d’audience, pas de pixel dans les e-mails, pas de compte à créer.

Qui est responsable : votre entreprise décide de faire ce Secret Santa et de qui y participe ; elle est responsable du traitement des données de l’événement. Vivory les traite pour son compte, uniquement pour faire tourner le Secret Santa : c’est son sous-traitant au sens du RGPD (art. 28), et ses engagements sont écrits dans l’accord de sous-traitance, en annexe des conditions de vente. Pour la réservation et la facture, Vivory est responsable de ses propres données.

Vos collègues sont informé·es : la page d’inscription leur dit que leur prénom et leur nom ne sont visibles que des participant·es et de vous, que tout est effacé 60 jours après la fête, et renvoie vers la page Confidentialité ; la phrase du §4, ajoutée à votre e-mail 1, complète l’information.

Combien de temps : tout est effacé automatiquement 60 jours après la fête (l’événement, la liste, les tirages, le journal, et le journal d’envoi des e-mails), et plus tôt sur simple demande à contact@vivory.fr. Les codes à six chiffres disparaissent dès 30 jours après la fête. La facture reste, comme la loi comptable l’exige.

Retirer un·e collègue qui le demande : pendant les inscriptions, la croix « Retirer … » de l’onglet « Inscrits », librement. Pendant le tirage, la croix n’apparaît que sur les personnes qui n’ont pas encore lancé la roue ; Vivory raccorde alors le cercle si la personne qui devait lui offrir n’a pas encore lancé la sienne, et sinon vous le dit (« Impossible : la personne concernée a déjà vu son nom. »). Pour une personne qui a déjà tiré, ou après le tirage automatique, écrivez-nous : nous effaçons ses données à la main, et le cadeau s’arrange de vive voix.

Questions

9Questions fréquentes

Il faut combien d’inscrit·es ? Trois au minimum (vous comprise si vous participez), et six pour que la deuxième chance à la roue soit possible. Si la clôture arrive avec moins de trois inscrit·es, Vivory la repousse d’un jour et l’écrit dans le journal, trois fois au plus ; au troisième report, il vous prévient par e-mail. Ensuite, la liste reste ouverte : vous la clôturez vous-même (« Clôturer la liste maintenant ») dès qu’il y a trois inscrit·es, ou vous changez la date (« Modifier »).

Quelqu’un quitte l’entreprise après le tirage. Si la personne n’a pas encore lancé la roue, retirez-la (la croix de sa ligne, onglet « Inscrits ») : Vivory raccorde le cercle tout seul quand celle qui devait lui offrir n’a pas encore tiré ; sinon il vous le dit, et vous arrangez ça de vive voix. Si elle a déjà tiré, ou si le tirage automatique est passé, écrivez-nous. Dans un très petit groupe, un retrait tardif peut laisser un échange à deux : Vivory l’écrit dans le journal.

Deux collègues ont le même prénom et le même nom. Le second ne peut pas s’inscrire tel quel : Vivory lui propose d’ajouter une initiale pour se distinguer, par exemple « Camille M. » ou « Camille (compta) ».

Un collègue a perdu son code ou son lien. Sur l’appareil où il s’est inscrit, il lui suffit de rouvrir le lien public. S’il a laissé un e-mail, le lien de sa confirmation d’inscription ouvre sa page sur un nouvel appareil, une fois. Sinon, écrivez-nous.

J’ai perdu mon lien d’administration. Il est dans l’e-mail reçu à la création ; le navigateur sur lequel vous l’avez ouvert le garde aussi (la page d’accueil de santa.vivory.fr vous le propose, sur ce navigateur). Sinon, écrivez-nous depuis l’adresse donnée à la création.

Je n’ai pas reçu le lien de création. Il est dans l’e-mail « Votre Secret Santa est réservé » (pensez aux indésirables), et sur la page de confirmation du paiement. Sinon, écrivez-nous : nous le renvoyons.

Des collègues à distance ? Ils participent au tirage comme les autres, envoient leur cadeau par la poste ou le remettent à leur prochain passage, et déposent leurs photos par le lien de l’événement Vivory : ils sont dans le film.

Des collègues dans plusieurs fuseaux horaires ? L’événement garde le fuseau horaire de l’ordinateur sur lequel vous le créez. Sur le site, chacun·e voit les dates à son heure locale ; les e-mails de Vivory et les textes prêts à copier les donnent dans le fuseau de l’événement, et le précisent quand ce n’est pas l’heure de Paris. Pour une équipe répartie, rappelez le fuseau dans votre petit mot (« clôture lundi 9 h, heure de Paris »).

Une équipe hors zone euro ? Choisissez la devise du budget à la création (ou dans « Modifier ») : « 20 £ », « 25 $ »… Le prix du Secret Santa, lui, se paie en euros ; votre banque convertit si votre carte est dans une autre devise.

Peut-on changer la langue ? La langue de l’événement se change dans « Modifier » ; chaque participant·e peut aussi basculer sur sa page.

Je veux voir les paires. C’est possible, « Afficher les paires », onglet « Paires », noté dans le journal. On le déconseille, mais c’est votre Secret Santa.

Combien ça coûte ? 29,99 € par Secret Santa, payés une fois à la réservation, sans abonnement : tout ce qui est décrit dans ce guide est compris, y compris l’événement Vivory du jour J en Premium et le film. Un autre Secret Santa (une autre équipe, un autre site) se réserve à part.

Et si nous changeons d’avis ? Tant que le Secret Santa n’est pas créé, il est remboursé sur simple demande à contact@vivory.fr. Après la création, les cas de remboursement sont dans les conditions de vente (article 9).

Retours

10Vos retours : dix questions

En janvier, si vous le voulez bien, nous vous enverrons ces dix questions par e-mail ; répondez sous chacune, en un mot ou en trois lignes, et renvoyez à contact@vivory.fr. Cinq minutes, et ça décide de ce que nous construisons pour 2027.

1. Combien de personnes dans votre équipe, et combien se sont inscrites ?
2. La réservation et la création de l’événement : combien de temps, et qu’est-ce qui a manqué ou gêné ?
3. Les deux e-mails fournis : utilisés tels quels, modifiés, ou pas utilisés ? Pourquoi ?
4. Le tableau de bord : qu’avez-vous regardé le plus, qu’est-ce qui manquait ?
5. Vos collègues : des questions, des blocages (inscription, code, téléphone, roue) ?
6. Les relances et le tirage automatique : combien de retardataires, est-ce que ça a aidé ?
7. Le jour J et le film : fait ou non, pourquoi, et qu’en a pensé l’équipe ?
8. Les données et la confidentialité : quelque chose vous a-t-il gêné·e ou inquiété·e ?
9. Le prix, 29,99 € par Secret Santa, film compris : trop cher, juste, ou bon marché pour une équipe de votre taille ? Et qui a payé : vous, le CSE, les achats ?
10. Recommanderiez-vous Vivory à une autre entreprise ? Une note sur 10, et une phrase.

Et, si vous en avez une, l’idée qui vous manque le plus. Nous lisons tout et nous vous disons ce que nous en faisons.

Contact

11Contact

Yann Gbaguidi · Vivory · contact@vivory.fr · vivory.fr. Du lundi au vendredi ; en décembre, réponse en principe dans la journée. Pour une création à deux, un appel de quinze minutes se cale par e-mail.

Conditions

12Les conditions de vente, en bref

Vous les acceptez en cochant « J’accepte les conditions de vente » au moment de réserver. Le texte complet, qui fait foi, est sur santa.vivory.fr/conditions ; en résumé :

• Le service : un Secret Santa (un événement) pour une équipe, sur santa.vivory.fr, avec l’événement Vivory du jour J en Premium, pour 29,99 €, payés en euros avant tout accès, sans abonnement ; la mention de TVA figure dans les conditions. Les offres et remises de l’app Vivory ne s’y appliquent pas.
• L’accès : le lien de création arrive après le paiement, sur la page de confirmation et par l’e-mail « Votre Secret Santa est réservé » ; il crée un seul Secret Santa. Le lien d’administration qui suit est secret : gardez-le pour vous.
• Le remboursement : intégral, sur simple demande, tant que le Secret Santa n’est pas créé ; après, si le service n’a pas pu être fourni de notre fait, ou en cas de double paiement.
• Les données : votre entreprise est responsable du traitement des données de l’événement, Vivory son sous-traitant (RGPD, art. 28) ; l’accord de sous-traitance est en annexe des conditions. Tout est effacé 60 jours après la fête, ou plus tôt sur demande.
• Les prestataires : Supabase (base de données, Union européenne), Netlify (diffusion du site), Resend (envoi des e-mails), Stripe (paiement et facture), IONOS (la boîte contact@vivory.fr) et Apple (les notifications sur iPhone, pour les personnes qui ont un compte de l’app à la même adresse) ; les garanties de chacun sont sur la page Confidentialité.
• L’assistance : par e-mail, contact@vivory.fr ; si quelque chose ne marche pas, nous le réparons au plus vite et vous aidons, au besoin, à finir le tirage à la main.